LEGAL-003
Politica de Retenție și Ștergere a Datelor TailorDrive
Status: Draft
Versiune: 0.1.0
Document ID: LEGAL-003
Pe scurt
TailorDrive păstrează datele doar atât timp cât este necesar pentru furnizarea serviciului, respectarea obligațiilor legale și protejarea intereselor legitime ale părților.
Utilizatorii au control asupra datelor pe care le introduc în aplicație și pot solicita exportul sau ștergerea acestora, în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă și de prezenta politică.
1. Scopul documentului
Această politică explică:
- cât timp sunt păstrate datele;
- când sunt șterse;
- cum sunt tratate copiile de siguranță (backup);
- cum poate solicita un utilizator exportul sau ștergerea datelor.
Prezenta politică completează Politica de Confidențialitate TailorDrive.
2. Principii generale
TailorDrive urmărește următoarele principii privind retenția datelor:
- păstrarea datelor doar atât timp cât este necesar;
- ștergerea datelor care nu mai sunt necesare;
- posibilitatea recuperării datelor din copii de siguranță în cazul unor incidente tehnice;
- respectarea obligațiilor legale privind păstrarea anumitor informații.
3. Perioade de retenție
3.1 Contul utilizatorului
Datele asociate contului sunt păstrate pe durata existenței contului.
După ștergerea contului, acestea vor fi eliminate sau anonimizate într-un interval rezonabil, cu excepția informațiilor care trebuie păstrate conform obligațiilor legale.
3.2 Date introduse în TailorDrive
Datele introduse de utilizatori (clienți, contacte, documente, mesaje, tichete, programări, task-uri, contracte, facturi și alte informații) sunt păstrate până când:
- sunt șterse de utilizator;
- este șters contul sau organizația;
- există o obligație legală care impune păstrarea lor pentru o perioadă determinată.
3.3 Fișiere încărcate
Fișierele încărcate sunt păstrate până la ștergerea lor de către utilizator sau până la ștergerea contului.
3.4 Jurnale tehnice
Jurnalele tehnice și de audit sunt păstrate pentru o perioadă limitată, necesară funcționării, securității și investigării incidentelor.
Perioada exactă poate varia în funcție de tipul jurnalului și de cerințele operaționale.
4. Copii de siguranță (Backup)
Furnizorul poate crea backup-uri în scopurile interne privind continuitatea serviciului, securitatea și recuperarea în caz de dezastru. Acestea nu constituie o arhivă a Clientului și nu garantează că un anumit fișier, o anumită versiune sau modificare poate fi restaurată.
Backup-urile pot fi periodice, nu continue, și pot fi incomplete, întârziate, corupte, indisponibile ori incapabile să restaureze modificările recente. Programul, domeniul și retenția lor pot fi modificate potrivit cerințelor operaționale, dacă nu sunt convenite expres într-o comandă semnată.
Datele eliminate din aplicație pot continua să existe temporar în backup-uri până la înlocuire sau expirare. În sens invers, datele șterse ori suprascrise pot fi irecuperabile. Clienții rămân responsabili pentru păstrarea unor copii independente, actualizate și testate ale datelor esențiale.
5. Exportul datelor
Utilizatorii pot solicita exportul datelor proprii, în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă și de funcționalitățile disponibile în TailorDrive.
6. Ștergerea datelor
Utilizatorii pot solicita ștergerea datelor atunci când există un temei legal pentru aceasta.
În anumite situații, Furnizorul poate păstra anumite informații dacă există obligații legale sau interese legitime care justifică această păstrare.
7. Ștergerea securizată
La expirarea perioadelor de retenție, datele sunt eliminate prin proceduri interne care urmăresc prevenirea accesului neautorizat și reducerea riscului de recuperare neautorizată.
8. Modificarea politicii
Prezenta politică poate fi actualizată pentru a reflecta modificări legislative, tehnice sau operaționale.
Versiunea actualizată va fi publicată pe website și în aplicația TailorDrive.